Как эффективно применить автоматизацию?

Как эффективно применить автоматизацию?

Автоматизацию можно рассматривать как смешивание автоматизированных и неавтоматизированных процессов с целью стимулировать рост и предоставить сотрудникам возможность сконцентрироваться на задачах, которые нельзя автоматизировать.

Повторяющиеся операции Не требуют субъективной оценки и состоят из повторяющихся задач, для выполнения которых не нужна высокая квалификация. Такие задачи чреваты ошибками и портят настроение. Примеры: – Офисная работа – Копирование и вставка входных данных – Ручной ввод данных
Влияние автоматизации: Повышение точности и скорости рутинной работы за счет широкого использования ботов.

Административные задачи Поддержка другой работы в рамках основных бизнесопераций. Это важные задачи, которые обычно требуют среднего уровня квалификации. Примеры: – Соответствие нормативным требованиям – Документация по различным нормативным системам
Влияние автоматизации: Сокращение объема бумажной работы и простое соблюдение нормативных требований благодаря оцифровке документов разных типов и управлению ими.

Задачи уровня подразделения Обеспечение работы подразделения без значительного влияния на основную бизнесдеятельность. Пример: – Контроль и утверждение расходов.
Влияние автоматизации: Уменьшение числа специфических задач отдельных подразделений с помощью приложений, почти не требующих программирования. Они обрабатывают процессы, которые в противном случае предусматривали бы обмен сложными документами и электронными таблицами по электронной почте.

Экспертная деятельность Требуется оценочное мнение человека. Автоматизация может исключить рутинную часть работы и сделать экспертов более продуктивными за счет отслеживания важных сведений и предоставления в их распоряжение нужных данных. Пример: – Персональная консультация.
Влияние автоматизации: Повышение эффективности работы экспертов путем предоставления ценной информации и рекомендаций.

Задачи уровня предприятия Совместная деятельность нескольких подразделений. Примеры: – Обработка страховых требований – Утверждение кредитов.
Влияние автоматизации: Комплексное обслуживание клиентов с помощью сквозной обработки. Интеграция отдельных бизнес-операций, охватывающих всю организацию, в один настраиваемый процесс, разработанный с акцентом на простоту использования.


Пять типов задач, характерных для большинства организаций

Экспертная деятельность

Повышение значимости и продуктивности экспертов с помощью вспомогательной автоматизации

Пример: персональная консультация

Задачи уровня предприятия

Комплексное обслуживание клиентов с помощью сквозной обработки

Пример: регистрация клиентов

Административные задачи

Уменьшение трудозатрат и сложностей, связанных с соблюдением требований и аудитом

Пример: подготовка документации о соблюдении требований

Задачи уровня подразделения

Уменьшение числа специфических задач отдельных подразделений с помощью приложений, почти не требующих программирования

Пример: контроль и утверждение расходов

Повторяющиеся операции

Уменьшение нагрузки на персонал за счет применения ботов

Пример: копирование и вставка между системами

     

Как выглядит успешное внедрение автоматизации?

Успешная автоматизация не является результатом одного проекта или решения. Это итерационный процесс, который адаптируется к меняющимся потребностям бизнеса.

Компании, успешно внедрившие автоматизацию, часто обладают следующими общими чертами:
– Они концентрируют внимание на потребностях своих клиентов.
– Они осознают важность масштабируемости в сочетании с возможностью предложить каждому клиенту персонализированное взаимодействие.
– Они стремятся сделать систему автоматизации как можно более гибкой. Для этого применяется расширяемая платформа и обеспечивается слаженная работа бизнеса и ИТ.
– Они обеспечили оптимальное выполнение всех задач, которые можно было сделать более эффективными. Успех автоматизации зависит от вашего понимания того, что это постепенный процесс, а не проект, внедряемый методом “большого взрыва”.

Кроме того, вам могут потребоваться следующие функции в зависимости от типа работы, которую требуется автоматизировать с целью ускорения роста:
– Автоматизация задач с помощью робототехники
– Обмен и совместное использование материалов, а также управление ими
– Проектирование комплексных рабочих процессов и управление ими
– Автоматизация принятия решений на основе бизнес-правил
– Сбор и извлечение данных из документов

С какими препятствиями вы можете столкнуться?
Автоматизация – это длительный и сложный процесс. Возможные подводные камни:

01 Слишком позднее привлечение специалистов в сфере бизнеса и ИТ. Несогласованная работа специалистов в сфере бизнеса и ИТ может навредить вашему проекту автоматизации. – Бизнес и ИТ должны сотрудничать с самого начала, чтобы реально оценить расходы, временные рамки и объем работ по проекту. – ИТ-отдел может помочь избежать ошибок в процессе закупок. Например, ИТэксперт может определить, что предложение поставщика технологий слишком хорошее, чтобы быть правдой.

02 Попытки сделать всё сразу. Как мы уже отмечали, попытка достижения всех целей автоматизации в рамках одного крупного проекта может оказаться неудачной. Инкрементальный подход с постоянным совершенствованием оставляет место для экспериментов и исправления ошибок.

03 Уверенность в том, что пакетные приложения способны решить все ваши проблемы. Пакетные приложения, которые распространяются как комплексные средства автоматизации, могут удовлетворить некоторые из ваших потребностей. Трудности возникают, когда вы пытаетесь решить с их помощью проблемы, на которые они не рассчитаны.

С чего начать?

Если вы планируете инвестировать в технологию автоматизации, то обычно рекомендуется начать с пилотного проекта, чтобы быстро добиться показательных результатов и минимизировать риски реализации. Такой подход помогает получить веские основания для дальнейшего масштабирования, однако обратите внимание на следующие рекомендации:

  1. Выберите существенный, но не критически важный проект. Найдите пример, который будет стоить затраченных усилий и сможет продемонстрировать преимущества автоматизации. Не стоит выбирать проект, который потенциально может нарушить работу компании.
  2. Начните работу, руководствуясь конечной целью. Убедитесь, что первый проект относится к фронтофису или бэк-офису, имеет важное значение для бизнеса и точно описывает требуемое состояние или взаимодействие.
  3. Ориентируйтесь на отраслевых лидеров, особенно тех из них, которые отличаются высокими показателями роста, чтобы оценить возможности. Оценивайте их работу в целом – их трансформационный подход может включать десятки отдельных проектов автоматизации.
  4. В качестве отправной точки выберите один или два проекта. Четко сформулируйте преимущества каждого проекта – по мере их развития и соединения вы получите экспоненциальный рост ценности.


Шесть вопросов, которые помогут понять, с чего начать
В случае крупного бизнеса число проектов автоматизации может исчисляться тысячами – поиск ответа на вопрос “с чего начать?” может завести в тупик. Следующий перечень вопросов не является исчерпывающим, однако они помогают сконцентрироваться на правильной отправной точке:

01 Насколько быстро вы отвечаете на запросы клиентов?

02 Насколько ваш процесс взаимодействия с клиентами сопоставим с другими отраслевыми лидерами, включая ваших изначально цифровых конкурентов?

03 Тратят ли ваши сотрудники значительную часть времени на выполняемые вручную операции, которые можно автоматизировать?

04 Предлагают ли ваши конкуренты большее количество продуктов и услуг, ориентированных на конкретные рыночные ниши?

05 Можете ли вы оперативно изменить клиентские и серверные приложения в соответствии с ожиданиями клиентов или изменениями нормативных требований?

06 Какой процент клиентских транзакций требует обработки вручную?
 

Какие варианты решений доступны?

01 Вы можете написать весь код с нуля.
Преимущества: Вы контролируете абсолютно всё.
Недостатки: Бизнес получает черный ящик, для которого характерно отсутствие прозрачности и понимания кода. Для реализации этого варианта требуются глубокие знания в сфере ИТ, а также время для анализа кода и внесения изменений.

02 Можно приобрести комплект точечных приложений.
Преимущества: Широкий выбор поставщиков.
Недостатки: Покупая разные приложения автоматизации, выпущенные разными компаниями, вы выполняете роль интегратора. Продукты не всегда беспроблемно взаимодействуют друг с другом, и отсутствует возможность обеспечить централизованное выполнение таких задач, как аналитика.

03 Можно приобрести пакетные приложения.
Преимущества: Полностью готовый вариант – специализированные приложения эффективно выполняют конкретные задачи, такие как выставление счетов и цифровой маркетинг.
Недостатки: Если ваш бизнес не совсем соответствует специализации пакетного приложения, оно не сможет в полной мере удовлетворить ваши потребности. Пакетные приложения не отличаются высокой гибкостью, и вам придется работать в рамках их ограничений.

04 Можно внедрить платформу автоматизации.
Преимущества: Интегрированный комплект базовых приложений, на основе которых можно создать любое решение для автоматизации.
Недостатки: Вы не сможете выбирать разных поставщиков для разных приложений. Используя этот вариант, вы попадаете в зависимость от одного поставщика, который будет отвечать за поддержку платформы.